Існують численні закони, правила та положення, які регулюють бізнес. Власники бізнесу та їхні працівники зобов’язані знати правила та дотримуватися їх. Деякі закони стосуються безпеки на робочому місці. Інші стосуються законів про конфіденційність, впливу бізнесу на навколишнє середовище та багато іншого.
Щоб переконатися, що ваш бізнес відповідає вимогам, ви захочете вжити певних заходів, і ми розглянемо деякі з них у цій статті.
№1 – Зрозумійте положення та вимоги
Неможливо стати або залишатися повністю відповідальним за закон, якщо ви спочатку не знаєте та не розумієте, яких правил ви повинні дотримуватися. Може знадобитися деякий час і дослідження, щоб повністю зрозуміти все, що потрібно, але також важливо, щоб власники бізнесу та керівники робили це незалежно від цього.
Після того, як ви зібрали інформацію, вивчіть її, доки вона не стане знайомою, а також визначте, що саме вимагається від бізнесу у вашій галузі, оскільки певні сфери відповідності можуть відрізнятися залежно від характеру вашої діяльності.
Було б також доцільно зібрати та впорядкувати інформацію та роздрукувати її у звіті для зручного використання та поширення.
№2 – За потреби переконайтеся, що персонал обізнаний із правилами
Деякі сфери комплаєнс-закону регулюватимуть весь бізнес і всіх, хто в ньому працює. Щоб переконатися, що ваші працівники працюють у рамках закону, вони також повинні бути повністю обізнані про правила та норми. Тут може стати в нагоді друкований звіт, оскільки його копії можна роздати всім вашим працівникам.
Певні сфери комплаєнс-закону можуть стосуватися лише власника чи керівництва, наприклад певні фінансові питання та їх розкриття, але багато інших сфер комплаєнсу, зокрема тих, які стосуються безпеки та справедливості на робочому місці, повинні розглядатися всіма учасниками бізнес.
№3 – Викличте незалежного спеціаліста з комплаєнсу для проведення аудиту
Якщо читання правил і положень заплутано, і ви не впевнені, що робити, тоді варто найняти експерта з відповідності, який прийде, оглянеться та проведе аудит. Професіонал буде повністю обізнаний із тим, що потрібно, і зможе точно визначити сфери вашої роботи, які вже відповідають вимогам, і ті, які потребують певної уваги, щоб стати відповідними.
Плата, яку ви сплачуєте за незалежний аудит відповідності, буде того вартий, якщо він пришвидшить ваш бізнес, і ви зможете уникнути ймовірності отримання великих штрафів, якщо перевірку проводить керівний орган.
№4 – Періодично перевіряйте, чи все в порядку
Якщо ваш бізнес відповідає правилам і нормам, доцільно періодично виконувати певні перевірки, щоб переконатися, що всі і все відповідає вимогам.
Наприклад, коли мова заходить про здоров’я та безпеку на робочому місці, спочатку працівники можуть бути на висоті, але людині властиво час від часу послаблюватись, і це може статися з вашою робочою силою. Важливо тримати всіх на ногах і знати, що перевірки проводитимуться регулярно.
№5 – Придбайте спеціалізоване програмне забезпечення для керування відповідністю
Дуже зручним інструментом для полегшення та підвищення ефективності завдання управління відповідністю є придбання програмного забезпечення для управління відповідністю нормативним вимогам. Програмне забезпечення є гнучким і містить складні інформаційні панелі, які спрощують кожен аспект управління відповідністю. Програмне забезпечення також може попередити вас про ваші зобов’язання, допомагаючи вам завжди дотримуватися закону.
№6 – Найміть менеджера з відповідності
Якщо у вас є на це бюджет, ви можете найняти професійного менеджера з відповідності на повний робочий день. Вони займатимуться всім, що пов’язано з комплаєнсом, і знімуть тиск на власників бізнесу та команду керівництва. Озбройте свого менеджера з відповідності програмним забезпеченням, як зазначено вище, і ви будете знати, що ваш бізнес у надійних руках.
На закінчення
Дотримання законів, які регулюють вашу діяльність, є важливою та необхідною частиною ведення бізнесу. Після того як ви повністю зрозумієте, що потрібно, ви зможете приступити до того, щоб ваш бізнес відповідав галузевим стандартам і очікуванням.