Существует множество законов, правил и положений, регулирующих бизнес. Владельцы бизнеса и их сотрудники обязаны знать правила и следовать им. Некоторые законы касаются безопасности на рабочем месте. Другие касаются законов о конфиденциальности, воздействия бизнеса на окружающую среду и многого другого.
Чтобы обеспечить соответствие вашего бизнеса требованиям, вам необходимо принять определенные меры, и некоторые из них мы рассмотрим в этой статье.
#1 – Поймите правила и то, что требуется
Невозможно стать или оставаться полностью соответствующим закону, если вы сначала не знаете и не понимаете, какие правила вам следует соблюдать. Может потребоваться некоторое время и исследование, чтобы полностью понять все, что требуется, но владельцам бизнеса и руководителям также важно делать это независимо от этого.
Собрав всю информацию, изучите ее до тех пор, пока она не станет вам знакомой, а также четко определите, что именно требуется от компании в вашей отрасли, поскольку определенные области соответствия могут различаться в зависимости от характера вашей деятельности.
Также было бы разумно собрать и организовать информацию и распечатать ее в виде отчета для удобства использования и распространения.
#2 – При необходимости убедитесь, что персонал ознакомлен с правилами
Некоторые области закона о соответствии будут регулировать весь бизнес и всех, кто в нем работает. Чтобы ваши сотрудники могли быть уверены, что они работают в рамках закона, они также должны быть полностью осведомлены о правилах и положениях. Вот где может пригодиться печатный отчет, поскольку копии можно раздать всем вашим сотрудникам.
Некоторые области законодательства о соблюдении требований могут касаться только владельца или руководства, например, определенные финансовые вопросы и их раскрытие, но многие другие области соблюдения требований, особенно те, которые направлены на обеспечение безопасности и справедливости на рабочем месте, должны будут решаться всеми участниками бизнеса.
#3 – Пригласите независимого специалиста по соблюдению нормативных требований для проведения аудита
Если чтение правил и положений запутанно и вы не уверены, что делать, то стоит нанять эксперта по соблюдению требований, чтобы он пришел, осмотрелся и провел аудит. Профессионал будет полностью знаком с требованиями и сможет точно определить области вашей деятельности, которые уже соответствуют требованиям, и те, которым нужно уделить внимание, чтобы стать соответствующими.
Плата, которую вы заплатите за независимый аудит соответствия, окупится, если он позволит вашему бизнесу выйти на новый уровень, и вы сможете избежать возможных крупных штрафов в случае проверки со стороны регулирующего органа.
#4 – Периодически проверяйте, все ли в порядке
Как только ваш бизнес станет соответствовать правилам и нормам, будет разумно периодически проводить проверки, чтобы убедиться, что все и вся им соответствуют.
Например, когда дело касается охраны труда и техники безопасности на рабочем месте, сотрудники могут быть на высоте изначально, но иногда человеку свойственно расслабляться, и это может быть в случае с вашим персоналом. Важно держать всех в тонусе и знать, что проверки будут проводиться регулярно.
#5 – Приобретите специализированное программное обеспечение для управления соответствием требованиям
Очень удобный инструмент, который сделает задачу управления соответствием проще и эффективнее, — это купить программное обеспечение для управления соответствием нормативным требованиям. Это программное обеспечение гибкое и поставляется с продуманными панелями управления, которые сделают каждый аспект управления соответствием легким. Программное обеспечение также может предупреждать вас о ваших обязательствах, помогая вам всегда соблюдать закон.
#6 – Наймите менеджера по обеспечению соответствия
Если у вас есть бюджет, вы можете нанять профессионального менеджера по соблюдению требований на полный рабочий день. Они будут заниматься всем, что связано с соответствием, и снимут давление с владельцев бизнеса и управленческой команды. Вооружите своего менеджера по соблюдению требований программным обеспечением, как указано выше, и вы будете знать, что ваш бизнес в надежных руках.
В заключение
Соблюдение законов, регулирующих вашу деятельность, является жизненно важной и необходимой частью ведения бизнеса. Как только вы полностью поймете, что требуется, вы сможете приступить к обеспечению соответствия вашего бизнеса отраслевым стандартам и ожиданиям.