P3O (Portfolio, programme me та Project Office) є невід’ємною частиною розробки проектів і програм в організаціях. Оскільки проекти та програми стають більш актуальними, а організації стають більш стратегічними, потреба в P3O також зростатиме. Є різні Модель P3O і функції, які можна використовувати для чудового управління проектами. Професіонали, які завершують a Курс P3O® користуються великим попитом, оскільки можуть ефективно працювати над кількома проектами.
Зміст
Розуміння P3O
Всередині організації P3O є централізованим органом, якому доручено наглядати, керувати та надавати підтримку портфоліо проектів і програм. Функціонує на трьох рівнях:
Рівень портфоліо
Рівень портфоліо зосереджується на управлінні розподілом ресурсів, визначенні пріоритетів ініціатив на основі стратегічної цінності та координації проектів і програм із цілями організації.
Рівень програми
Наглядає за пов’язаними ініціативами, зібраними в рамках програми для досягнення певних переваг або результатів у бізнесі.
Рівень проекту
Забезпечує ефективне виконання кожного проекту. Він повинен відповідати обсягу, бюджету та графіку та виконувати встановлені цілі.
Як P3O допомагає у стратегічному плануванні та управлінні?
Узгодженість із стратегією організації
Життєво важливою функцією P3O є визначення взаємозв’язку між програмами, проектами та організаційною стратегією. P3O встановлює системи оцінки та інструменти для оцінки відповідності стратегічних ініціатив. Потім, ранжуючи важливі для реалізації стратегії за пріоритетністю, P3O забезпечує ефективність стратегічних програм. P3O визначає портфель програм і проектів і оцінює, чи націлений він на досягнення стратегічних цілей компанії за допомогою управління портфелем. Завдяки цьому він зможе пролити світло на слабкі сторони та запропонувати деякі рішення, які необхідно впровадити.
Рамки управління та політики
P3O відповідає за створення структури управління програмою/проектом, яка включає встановлення політики, ролей і обов’язків. Це є чудовим, оскільки забезпечує послідовність і стандартизацію. Деякі політики, включені в P3O, включають управління життєвим циклом проекту, управління ресурсами, фінансове планування, управління ризиками та залучення зацікавлених сторін. P3O піклується про відповідність цих політик різними програмами та проектами.
Методологія та стандарти
Основним завданням P3O є розробка методології та стандартів для управління програмами та проектами, спираючись на найкращі галузеві практики як орієнтир. Методи відповідають стандартам, які застосовуються до таких дій, як оцінка, планування, планування ресурсів, контроль витрат тощо, а також шаблони, інструменти та методи. Прагнення P3O стає більш зрілим у управлінні програмами та проектами, підвищуючи шанси на успіх.
Централізовані операції
P3O може забезпечити централізовану роботу, адміністрування та послуги з управління програмами та проектами за рахунок економії масштабу для різних проектів і програм. Замість кожного проектного підрозділу окремо, центральний P3O служить платформою для планування портфоліо, агрегації та звітності. P3O також контролює стан програм/проектів. Він відіграє важливу роль у прийнятті рішень, надаючи інтегровану звітність про статус, ризики та залежності.
Управління ресурсами
Одним з основоположних обов’язків P3O є розвиток внутрішньої компетенції в управлінні проектами, програмами та портфоліо шляхом надання тренінгових і наставницьких програм і створення кар’єрних рамок. Централізоване спрямування може пом’якшити брак навичок у різних ініціативах. P3O має сформувати групу досвідчених і кваліфікованих програмних і проектних професіоналів.
Постійне вдосконалення
P3O знаходиться на передньому краї організаційної зрілості в управлінні проектами, програмами та портфелем. Він визначає прогалини за допомогою тестів і аудитів і ініціює стратегічні ініціативи. Завдяки отриманим урокам і найкращим практикам система мінімізує повторювані проблеми. P3O перетворюється на менеджера ефективності проектів, програм і портфоліо в довгостроковій перспективі.
Залучення зацікавлених сторін
P3O сприяє ефективному залученню зацікавлених сторін шляхом встановлення каналів зв’язку та проведення аналізу зацікавлених сторін. Така проактивна взаємодія забезпечує узгодження результатів проекту з очікуваннями зацікавлених сторін, сприяє співпраці, зменшує опір змінам і підвищує прийнятність проекту.
Моніторинг продуктивності
P3O встановлює ключові показники ефективності (KPI) і метрики для моніторингу ефективності проектів і програм. Регулярні звіти та перевірки ефективності дають зацікавленим сторонам уявлення про стан проекту, прогрес і дотримання стандартів управління в реальному часі. Можна контролювати ведення інформаційної панелі щодо розподілених завдань і виконуваних обов’язків.
Висновок
Створення P3O буде більш необхідним через найефективніші способи управління проектами, програмами та портфелями. P3O сприяє покращенню управління, прибутку від стратегічного узгодження, підвищенню ефективності та зниженню ризиків у роботі над проектами.