Укрощение вашего почтового ящика Gmail

Это недавний скриншот моего почтового ящика Gmail. Стыдно, я знаю. Я уже признавался, что я цифровой спекулянт. И хотя я усердно работаю над тем, чтобы держать под контролем свою привычку собирать файлы, мой почтовый ящик электронной почты, как правило, становится для меня точкой доступа цифрового беспорядка. Если я не буду осторожен, мой почтовый ящик может очень быстро переполниться.

Позаботьтесь о пространстве для хранения вещей

Что касается моего профессионального адреса электронной почты, я управляю своими почтовыми ящиками через свой профессиональный домен и намеренно держу хранилище почтового ящика небольшим. Это заставляет меня оценивать каждое приходящее письмо. Я храню на сервере только ту почту, которую считаю важной.

К сожалению, мой личный почтовый ящик — это совсем другая история. Я использую Google Gmail для работы со своей личной электронной почтой. Когда бета-версия Gmail была запущена 1 апреля 2004 года, она предлагала пользователям беспрецедентный объем в 1 ГБ для входящих сообщений. Многие думали, что это первоапрельская шутка!

Благодаря достижениям в области цифрового хранения, Gmail теперь предлагает более 7 ГБ пространства на почтовый ящик для бесплатных пользователей, в то время как премиум-пользователи Google Apps наслаждаются колоссальными 25 ГБ хранилища. Как любит хвастаться Gmail, с таким количеством места вам не придется ничего выбрасывать.

Ты не иметь к. Но, вероятно, вам следует это сделать.

Очистка почтового ящика

Очистка электронной почты может быть утомительной задачей – честно говоря, это не одна из моих любимых задач. В Gmail быстрый способ очистки в Gmail – это архивировать ее, нажав «Выбрать все», чтобы выбрать все сообщения в вашем почтовом ящике, а затем нажать кнопку «Архивировать». Это переместит все письма из вашего почтового ящика, но по-прежнему сохранит их на сервере.

Это решение быстрое, но оно эквивалентно тому, как если бы вы запихивали все вещи в шкаф, когда приходят гости.. Ваш почтовый ящик выглядит чистым, но беспорядок все еще там. Если у вас есть время, очистка почтового ящика путем просмотра каждого сообщения и маркировки его по мере необходимости все еще является лучшим вариантом.

Работа с входящими

После того как вы очистили свой почтовый ящик, поддерживайте его чистоту, создав план работы с входящими письмами. Крайне важно сократить объем входящей электронной почты. Сократите свои социальные уведомления и подписки на рассылки, оставив только те, которые вы точно читаете. Чем меньше писем приходит, тем меньше вам придется их потом сортировать.

Немедленно примите решение о том, что делать с каждым полученным письмом. Прочитайте свое письмо и либо немедленно удалите его, либо пометьте его и заархивируйте для дальнейшего использования. Gmail может распознавать и оповещать вас о письмах, которые, по его мнению, вы сочтете важными. Используйте функцию активной отметки важных сообщений, чтобы Gmail мог изучить ваши шаблоны; это поможет вам сэкономить время в долгосрочной перспективе. Кроме того, вы всегда можете создать фильтры, которые могут немедленно помечать каждое письмо по мере его поступления, что также может сэкономить вам время.

У вас есть проблемы с организацией электронной почты? Какие ваши любимые приемы организации электронной почты?