Застосування ідей психології поведінки до планування: підготовка, підвищення продуктивності, усунення помилок у плануванні, використання внутрішньої та зовнішньої мотивації, створення позитивних асоціацій із завданнями; переваги правильного програмного забезпечення для планування.
Наука поведінкової психології, яка зосереджена на розумінні того, як люди поводяться в різних ситуаціях, застосовується до планування, щоб пояснити поведінку співробітників на робочому місці. Ці наукові висновки можуть допомогти роботодавцям зрозуміти, чому деякі їхні працівники зволікають, що їх мотивує та як вони приймають рішення. Роботодавці можуть оптимізувати продуктивність і управління часом, узгоджуючи інформацію з практикою планування.
Зміст
Підготовка, втома від прийняття рішень і хаки продуктивності
Праймінг — це наукове явище, коли вплив одного подразника впливає на наступну реакцію. Це можна застосувати на практиці, починаючи робочий день з продуктивної та позитивної діяльності. Це задасть тон на решту дня, вплинувши на ставлення ваших співробітників і підвищивши їхню мотивацію виконувати свої завдання. Це дозволить максимально підвищити ефективність роботи.
Щоб подолати спокусу негайно відволіктися, ви можете розбити завдання на менші кроки та запропонувати винагороду за їх виконання.
Поведінкові психологи виявили, що найкращі рішення приймаються раніше вдень. Це тому, що когнітивні ресурси людей на висоті, що призводить до кращого вибору. Ви можете запланувати важливі завдання та рішення на ранок і рутинні завдання поза піковими годинами для співробітників. Автоматизуйте повторювані завдання – автоматизація робочого процесу може покращити бізнес-процеси на 60% і скоротити кількість повторюваних завдань на 60-95%.
У 2024 році майже 80% компаній не використовують систему відстеження продуктивності, щоб розрізняти продуктивних і непродуктивних членів команди. У 2023 році понад 50% працівників повідомили про відносно непродуктивну роботу.
Нещодавнє дослідження McKinsey виявило приголомшливий факт: втрати продуктивності через втому та незалученість співробітників коштують середньому підприємству 228-355 мільйонів доларів щороку. Це втрати понад мільярд за п’ять років. Відстеження часу є одним із найкращих способів підвищити продуктивність. Серед інших способів:
- Виявлення стимулів, які викликають непродуктивну поведінку.
- Замінивши їх продуктивними процедурами.
- Винагородження співробітників за їх дотримання.
Вирішення проблеми планування
Схильність людей недооцінювати час, який їм потрібен для виконання завдань, також відома як помилка планування. Наука про поведінку припускає, що люди роблять більш реалістичні оцінки, використовуючи минулий досвід як орієнтир. Коли ви зіткнулися з особливо трудомістким завданням, нагадайте своїй команді про подібне завдання, яке вони виконували в минулому. Використовуйте цей досвід, щоб розподілити розумні періоди часу для майбутніх завдань.
Використовуйте внутрішню та зовнішню мотивацію під час планування завдань
Внутрішня мотивація походить зсередини, керується особистим інтересом і задоволенням. Зовнішні винагороди або наслідки сприяють зовнішній мотивації. Під час планування завдань використовуйте обидва типи. Намагайтеся узгоджувати завдання з інтересами ваших співробітників. Щоб забезпечити своєчасне виконання завдань, використовуйте відповідальність або винагороди. Розмістіть інструменти в межах досяжності та усуньте відволікаючі фактори для підвищення ефективності.
Коли хтось пов’язує завдання з труднощами або негативом, вони, швидше за все, пропустять дедлайни. Щоб змінити цю динаміку, допоможіть співробітникам пов’язувати завдання з винагородами чи іншим позитивним досвідом. Це підвищить зацікавленість і мотивацію.
Переваги вибору правильного інструменту планування
Найкращі інструменти планування відстежують час, щоб допомогти ефективно розподілити його, забезпечуючи виконання завдань у встановлені терміни. Виділяючи часові проміжки для різних видів діяльності, вони допомагають окремим особам і командам визначити пріоритетність завдань і ефективно розподіляти свій час.
Інструменти планування полегшують координацію та співпрацю між членами команди. Вони допомагають їм побачити, які завдання потрібно виконати, хто відповідає за кожне завдання та коли їх потрібно виконати.
Планування дозволяє командам ефективно розподіляти такі ресурси, як робоча сила, обладнання та матеріали. Організації можуть оптимізувати використання ресурсів і мінімізувати втрати, плануючи заздалегідь і призначаючи ресурси для конкретних завдань у певний час.
Планування дозволяє оптимізувати робочі процеси шляхом виявлення вузьких місць, згладжування пікових навантажень і мінімізація часу простою. Організації можуть визначити можливості для оптимізації процесів і підвищення ефективності шляхом аналізу історичних даних і показників ефективності.
Хоча графіки забезпечують структуру, вони також повинні забезпечувати можливість адаптації та гнучкості для врахування змін або несподіваних подій. Сучасні інструменти планування часто включають такі функції, як оновлення в реальному часі, сповіщення та можливість перепланувати завдання на льоту, що дозволяє командам швидко реагувати на зміни обставин.
Підведення підсумків
- Підготовка, втома від прийняття рішень і хаки продуктивності
- Зверніть увагу на помилку планування
- Доторкніться до внутрішньої та зовнішньої мотивації
- Виберіть правильний інструмент для планування