Приборкання папки «Вхідні» в Gmail

Це нещодавній знімок екрана моєї папки вхідних повідомлень Gmail. Соромно, я знаю. Раніше я зізнався, що я цифровий паккрат. І хоча я наполегливо працюю, щоб контролювати свою звичку збирання файлів, скринька електронної пошти, як правило, стає для мене точкою цифрового безладу. Якщо я не буду обережним, моя папка «Вхідні» може бути переповнена дуже швидко.

Подбайте про свій простір для зберігання

Для моєї професійної адреси електронної пошти я керую своїми власними поштовими скриньками через свій професійний домен, і я навмисно зберігаю невеликий обсяг пам’яті своєї поштової скриньки. Це змушує мене оцінювати кожен окремий лист, який надходить. Я зберігаю на сервері лише ті листи, які вважаю важливими.

На жаль, моя особиста електронна скринька – це зовсім інша історія. Я використовую Google Gmail для обробки особистої електронної пошти. Коли бета-версія Gmail була запущена 1 квітня 2004 року, вона запропонувала користувачам безпрецедентний 1 Гб простору для вхідних повідомлень. Багато людей подумали, що це першоквітневий жарт!

Завдяки прогресу в цифровому сховищі Gmail тепер пропонує понад 7 ГБ простору на поштову скриньку для безкоштовних користувачів, тоді як користувачі преміум-класу Google Apps отримають колосальні 25 ГБ пам’яті. Оскільки Gmail любить рекламувати, з таким великим простором вам не потрібно нічого викидати.

Ви не робите мати до. Але ви, мабуть, повинні.

Очищення папки «Вхідні».

Очищення електронної пошти може бути важким завданням – чесно кажучи, це не одне з моїх улюблених завдань. У Gmail швидкий спосіб очистити його в Gmail – це заархівувати його, натиснувши «Вибрати все», щоб вибрати всі повідомлення в папці «Вхідні», а потім натиснути кнопку «Архівувати». Це переміщує всі електронні листи з папки «Вхідні», але все одно зберігає їх на сервері.

Це швидке рішення, але воно еквівалентно тому, щоб засунути все у свою шафу, коли приходять гості. Ваша папка «Вхідні» виглядає чистою, але безлад усе ще там. Якщо у вас є час, найкращим варіантом є очищення папки «Вхідні», переглядаючи кожне повідомлення та позначаючи його за потреби.

Робота з вхідними

Очистивши скриньку електронної пошти, тримайте її чистою, створивши план роботи з вхідною поштою. Зменшення кількості електронної пошти, що надходить, є важливим. Обріжте свої соціальні сповіщення та підписки на списки розсилки лише тими, що ви знаєте, що читаєте. Чим менше електронної пошти надходить, тим менше вам доведеться перебирати пізніше.

Негайно вирішуйте, що робити з кожним електронним листом, який надходить. Прочитайте свій електронний лист і негайно видаліть його, або позначте його та заархівуйте на потім. Gmail може розпізнавати електронні листи та сповіщати вас про них, які, на його думку, ви вважаєте важливими. Позначайте важливі повідомлення як активні, щоб Gmail міг вивчати ваші шаблони; це допоможе заощадити ваш час у довгостроковій перспективі. Крім того, ви завжди можете створити фільтри, які одразу позначатимуть кожну електронну пошту, що надходить, що також може заощадити ваш час.

У вас виникають проблеми з упорядкуванням електронної пошти? Які ваші улюблені прийоми організації електронної пошти?