Бумага, бумага, бумага! Я этот Я близок к тому, чтобы оцифровать остальные мои файлы с помощью удобного сканера NeatDesk Scanner, который Neat Company прислала мне для проверки, но прежде чем я это сделаю, я подумал, что нам следует вернуться к организации ваших бумажных файлов, потому что нет ничего плохого в хранении бумажных копий вещей. …при условии, что вы сможете найти то, что вам нужно, когда вам это нужно!
В моей прошлой жизни файловые системы были моей организационной страстью (все вы, кто занимается организацией таких наркоманов, как я, киваете головами, понимая, что у меня есть страсть к этому, а остальные качают головами, задаваясь вопросом, умею ли я это делать). орехи…я прав?).
Я понимаю, что это довольно обыденное занятие, но мне нравится ощущение, когда я беру стопки неорганизованной бумаги и создаю красивую и простую в использовании файловую систему. Например, если вы аспирант, заказавший индивидуальные услуги по написанию диссертации, вам необходимо подготовить все свои диссертационные исследования и документы, чтобы сэкономить деньги! На самом деле, многие понимают, насколько важно систематизировать свои документы. Я консультировал предприятия и частных лиц, помогая им создавать файловые системы, отвечающие их потребностям, и нет ничего лучше, чем посмотреть на готовые файлы и увидеть, какую огромную разницу дала организация!
Конечно, возможность быстро получить доступ к важным документам и найти их самостоятельно — не единственная причина навести порядок. Хотя это не самая привлекательная причина для организованности, важно учитывать, насколько легко кто-то другой сможет разобраться во всех ваших файлах, если вы умрете. Организация файлов немного облегчает эту душераздирающую задачу, устраняя разочарование от невозможности найти то, что им нужно.
Оглавление
Думая о своих потребностях
Прежде чем мы начнем говорить о том, что, по моему мнению, является ключевыми ингредиентами работающей файловой системы, давайте начнем с некоторых основных вопросов:
Что в ваших файлах?
- Являются ли ваши записи в основном долгосрочными документами, такими как информация об ипотеке, документы о страховании автомобиля, договоры аренды и т. д., или вам также нужно добавлять регулярные ежедневные/еженедельные/ежемесячные записи?
- У вас есть деловые документы для подачи? Записи о домашнем обучении? Другие категории документов?
- Какие записи вы сейчас сохраняете, но, возможно, вам это не нужно? Можете ли вы перейти на электронную выписку по любому из ваших счетов?
Помня о конфиденциальности и безопасности
- У вас есть важные документы, такие как свидетельства о рождении, которые следует хранить в несгораемом ящике?
- Нужно ли запирать какие-либо ваши записи, чтобы скрыть любопытные взгляды?
- Кому нужен доступ к вашим файлам? Вам нужны отдельные области, к которым могут получить доступ разные люди?
Учет пространственных ограничений
- Сколько места у вас есть для ваших файлов?
- Ваша картотека переполнена?
- Можете ли вы извлечь записи за прошлые годы и сохранить их где-нибудь еще, а не хранить в основной файловой области?
- Стоит ли сканирование ваших документов и хранение их на компьютере, а не в печатном виде, вашего времени и усилий?
- К каким записям вы чаще всего обращаетесь и к которым вам необходимо обеспечить легкий доступ?
Обдумывание этих вопросов, прежде чем вы начнете систематизировать свои файлы, поможет вам создать систему, которая будет работать, упрощая поиск и доступ к вашим записям.
Использование папки «Входящие» и «Исходящие»
Хотя неорганизованные записи являются огромным источником бумажного беспорядка, входящие бумаги, которые необходимо отсортировать, и бумаги, ожидающие ваших действий, обычно являются более серьезными виновниками. Создание файловой системы является Важно, но не менее важно иметь систему для бумаги, когда она поступает в ваш дом, иначе ваша файловая система не принесет вам никакой пользы.
Вот несколько стратегий управления входящими документами:
- Сортируйте немедленно. Вместо того, чтобы складывать почту, школьные бумаги и т. д. на стойку или стол, чтобы разобраться с ними позже, рассортируйте их, как только вы войдете в дверь. Иногда я даже сортирую в машине, ведь наш почтовый ящик находится в полумиле от нашего дома! Немедленно выбрасывайте мусор, конверты и наполнители в мусорную корзину и создайте почтовые ящики для документов, готовых к отправке, и тех, которые требуют действий.
- Если можешь, позаботься об этом немедленно. Если на разрешении требуется подпись, сразу же подпишите его и вставьте обратно в рюкзак, чтобы вернуться в школу. Если для чего-то нужна марка, чтобы вернуть ее в почтовый ящик, потратьте минуту, чтобы подготовить ее к отправке, а не откладывать на потом. Правило «Прикоснись однажды» помогает поддерживать порядок в вашем доме, а также помогает уменьшить количество бумажного беспорядка, с которым вы сталкиваетесь!
- Отписаться, отписаться, отписаться. Это правило применимо не только к электронной почте; это работает и с бумажным беспорядком! Хотя это займет дополнительное время, постарайтесь отказаться от подписки на каталоги и информационные бюллетени, а также подписаться на списки нежелательной рассылки. Джошуа поделился здесь множеством отличных стратегий, позволяющих уменьшить количество получаемой почты.
Что оставить, а что отдать
Прежде чем мы рассмотрим различные методы организации записей и документов, отметим еще один вопрос, который становится препятствием для многих людей: знать, какие записи необходимо хранить, а какие можно выбросить.
В целом я считаю, что нам не нужно сохранять столько, сколько мы думаем. В моем доме мы больше не храним ежемесячные счета за коммунальные услуги, еженедельные квитанции о заработной плате или ежемесячные выписки по кредитным картам. Да, абсолютно важно убедиться, что информация на каждом из них верна, прежде чем измельчать ее и выбрасывать, но на самом деле нет никакой причины сохранять ее после этого, особенно когда вы можете получить доступ к такому большому количеству информации в Интернете.
Конечно, есть некоторые вещи, которые вам следует хранить, например, кредитные договоры, постоянные записи (например, свидетельства о рождении, карты социального страхования и т. д.), страховые полисы, налоговые отчеты и т. д.
Прочтите эту замечательную статью, чтобы получить более подробные инструкции о том, какие записи можно выбросить.
Создание файловой системы
Теперь давайте пройдемся по этапам создания работающей файловой системы.
1. Создайте базовый план
Прежде чем приступить к своим файлам, начните с создания общего описания того, какие записи у вас есть и как вы хотите их организовать.
Например, у меня есть деловые записи, домашние записи и записи домашнего обучения. Эти три элемента будут верхними уровнями моего плана, но мне нужно перейти на следующий уровень и создать также вложенные категории:
I. Домашние записи
А. Налоговая отчетность
Б. Записи о транспортных средствах
C. Страховые документы
D. Медицинские записи
(Это одна из причин, почему важно продумать, что вам нужно сохранить и как вы хотите это организовать, прежде чем переходить к этому шагу, хотя вы, вероятно, также будете корректировать свой план по ходу дела!)
2. Создайте подробные подкатегории
Когда у вас есть базовая схема, пришло время подумать о том, как в идеале вы хотите организовать эти записи, чтобы их было легко найти и использовать. Например, в разделе «Медицинские записи» я хочу разделить записи каждого члена семьи, чтобы мне не приходилось сортировать их, чтобы найти то, что я ищу. Затем я могу поместить новые записи в начало файла, чтобы они располагались в порядке дат (от самых новых к самым старым), когда бы они мне ни потребовались.
Моя схема теперь выглядит так:
I. Домашние записи
А. Налоговая отчетность
1. 2009 г.
2. 2008 г.
3. 2007 г.
4. 2006 г.Б. Записи о транспортных средствах
1. Обслуживание и гарантии
2. Название, регистрация и тегиC. Страховые документы
1. Страхование автомобиля
2. Отмененные полисы
3. Медицинское страхование
4. Страхование жилья
5. Страхование жизниD. Медицинские записи
1. Рекорды Малышки №1
2. Рекорды Малышки №2
3. Рекорды Малышки №3
4. Рекорды Малышки №4
5. Рекорды Мэнди
6. Рекорды Шона
3. Начните создавать файлы для каждой категории.
Вот чем мои файловые системы отличаются от систем многих других людей. я никогда использовать папки для моих файлов. Никогда. Вместо этого я предпочитаю использовать висячие файлы для всех своих файлов.
Причина, по которой я это делаю, проста: если висячие вкладки файлов выстроены в ряд и/или имеют цветовую маркировку, файловая система становится намного проще для ваших глаз и намного проще в использовании. Лично я считаю, что внутренние папки с файлами — это пустая трата денег, места и ресурсов, если только вы не используете их для лэпбуков!
Вместо этого я располагаю вкладки в шахматном порядке и/или выделяю их цветом, чтобы определить категории и подкатегории, а затем располагаю их в алфавитном порядке внутри каждой категории для быстрого ознакомления.
Например, используя схему, приведенную выше, я бы начал с создания вкладок для всех налоговых записей и выравнивания их слева от висящих файлов. Вместо того, чтобы использовать один висячий файл с четырьмя папками внутри него, я предпочитаю создать четыре отдельных висячих файла с пометками 2008, 2009, 2010 и 2011.
Далее я бы перешел к записям о транспортных средствах. Для этой категории я бы создал две вкладки: «Записи технического обслуживания» и «Должность, регистрация и теги». Вместо того, чтобы выравнивать эти вкладки в крайнем левом углу висящих файлов, я бы начал несколько слотов заново, чтобы они располагались в шахматном порядке позади остальных.
Я всегда распечатываю копию своего плана и храню ее в передней части картотеки в защитном чехле, но если вас беспокоит, что для каждой группы не определена основная категория, вы можете просто добавить ее на вкладку. Например, «Юкон – Записи об обслуживании», «Юкон – Право собственности, регистрация и метки».
4. Используйте цветовое кодирование для разных основных категорий
Я также использовал цветные вкладки в дополнение к расположению вкладок в шахматном порядке, чтобы различать категории. Однако, если у вас есть несколько основных категорий, таких как «Домашнее хозяйство», «Бизнес» и «Домашнее обучение», которые вы хотите хранить в одном шкафу, я бы зарезервировал для этой цели вашу цветовую кодировку. Вы можете купить цветные вкладки или просто распечатать этикетки на цветной бумаге, чтобы четко видеть, какой раздел какой категории посвящен.
5. Подайте документы
После создания файлов начните переносить старые файлы в новую систему и сортировать незарегистрированные документы. Скорее всего, вам придется добавлять подкатегории по пути, и вы, возможно, оглянетесь назад и поймете, что в конце концов могли бы объединить некоторые из своих подкатегорий, но это нормально. Ключом к работающей файловой системе является готовность настраивать ее по мере необходимости. На самом деле это одна из причин, по которой я перестал печатать вкладки на принтере и вместо этого решил писать от руки или использовать устройство для изготовления этикеток. Я знаю, что при необходимости я с большей вероятностью создам новый, если это будет легко сделать!
Даже в наши дни электронной почты, онлайн-оплаты счетов и блогов беспорядок с бумагами одолевает многие семьи, но время, потраченное на создание работающей файловой системы, и привычки, минимизирующие беспорядок, действительно окупаются, поскольку вам больше не нужно сортировать стопки документов. бумаг, чтобы найти то, что вам нужно!
Не забудьте свои цифровые файлы!
Как вы организуете свои бумажные файлы?